Votre équipe n'a plus besoin d'attendre la fin de la journée pour savoir ce que les autres ont compté. Chaque utilisateur travaille depuis son iPhone ou son iPad, puis partage la base de données de l'inventaire via un compte Dropbox commun.
Résultat : un inventaire unique et à jour, sans double saisie, sans fichiers à recoller le soir venu, et sans serveur à installer.
La synchronisation repose sur un espace de stockage partagé. C'est lui qui héberge la base de données que toute l'équipe s'échange.
Un seul et même compte Dropbox pour toute l'équipe : c'est la condition indispensable. Si deux appareils sont connectés à deux comptes différents, ils ne verront jamais le même inventaire.
Sur chaque appareil : ouvrez l'onglet IO, appuyez sur la ligne Sync, puis connectez-vous au compte Dropbox de l'équipe.
C'est gratuit : un compte Dropbox de base ne coûte rien. Vous pouvez en créer un dédié à votre inventaire, sans avoir à partager votre compte personnel.
Le principe tient en trois gestes que chacun répète à son tour : télécharger, modifier, envoyer.
L'utilisateur 1 télécharge la base depuis Dropbox. Il part ainsi de la dernière version validée par l'équipe.
L'utilisateur 1 modifie les données. Quantités, nouveaux produits, prix, fournisseurs, seuils de stock : tout se fait dans l'application, même hors connexion.
L'utilisateur 1 envoie la base vers Dropbox. Ses modifications deviennent la nouvelle référence pour tout le monde.
L'utilisateur 2 télécharge la base à son tour. Il récupère l'inventaire incluant déjà le travail de l'utilisateur 1.
L'utilisateur 2 modifie les données. Il complète l'inventaire là où le premier s'est arrêté.
L'utilisateur 2 envoie la base vers Dropbox. Les deux appareils sont de nouveau alignés sur la même version.
Ce cycle télécharger → modifier → envoyer n'est pas qu'une bonne pratique : c'est lui qui protège vos données. Comme chaque utilisateur repart toujours de la dernière version publiée sur Dropbox et la renvoie aussitôt son travail terminé, deux personnes ne modifient jamais la base en même temps. Les situations de concurrence — ces fameuses race conditions où deux modifications simultanées s'écrasent l'une l'autre — n'ont tout simplement pas l'occasion de se produire.
Et si deux envois venaient malgré tout à se croiser, la règle appliquée est simple et prévisible : Last Write Wins, le dernier envoi fait référence. La version la plus récente remplace la précédente, sans fusion hasardeuse ni doublon à démêler ensuite.
Téléchargez avant de commencer à travailler, jamais après.
Envoyez dès que vous avez terminé, sans attendre la fin de la journée.
Un utilisateur à la fois : prévenez l'équipe quand vous prenez la main sur l'inventaire.
